为了更好地落实学院关于档案管理工作的规定，提高体育部的档案管理水平和质量，结合体育部实际，特作以下规定。
 一、档案管理工作是体育部的重要工作之一，为了提高体育工作水平，全体教职工要充分重视、认真搞好档案资料的积累和整理，以最大限度地发挥其信息储存和反馈作用。体育部档案是在体育教学、体育科研、群体竞赛、党政管理及各项活动中直接形成的对学院、社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

 二、体育部档案管理工作由体育部主任直接领导，办公室设专人负责，在体育教学、体育科研、群体竞赛、党政管理及各项活动中形成的档案材料由专人负责收集、整理、分类、组卷、移交工作。
 三、档案管理的范围
  （一）党政管理材料
主要包括上级主管部门关于体育教学、管理、群体活动、竞赛、科研等方面的指导性、指令性文件，体育部制定的规章制度，请示报告、计划、总结及日常管理中形成的具有保存价值的文件材料。
  （二）教学管理材料
主要包括教学管理、教学实践、教学大纲、教学进度、体育科研、标准测试、各项活动中形成的文字、图表、录像、照片等文件材料。
  （三）科研工作材料
主要包括科研管理、科研工作、发表论文统计、教材专著、项目或课题的开题和结题及获奖方面的文件材料。
  （四）群体活动材料
主要包括群体工作计划、总结及开展各项群体竞赛活动形成的图文、录像、照片等文件材料。
  （五）代表队参赛材料
主要包括上级通知、报名表、秩序册、成绩册、获奖情况、照片、总结等文件材料。
  （六）运动会材料
主要包括学院有关文件、开闭幕式领导的讲话稿、筹备工作记录、报名表、秩序册、竞赛规程、新闻报道、成绩、影像、照片等文件材料。
 四、档案管理的要求
  （一）档案管理人员要认真做好平时预立卷工作，随时将办理完成的文件按类别归档放入相应的卷夹。
  （二）立卷归档前要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全，检查文件反映的内容与事实是否相符，如有问题应及时补救。
  （三）不同年代的文件一般不在一起组卷。同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷。
  （四）归档的文件材料要求清楚、规范，若不清楚，破损的文件材料应修补完整。
 五、归档的时间
    每年一月份为归档时间（寒假前）移交上年度归档材料，教学档案每年七月份为归档时间（暑假前），移交本学年度（上年9月—当年7月）的归档材料。